Jasność, precyzja, ochrona, czyli umowy o zachowaniu poufności

„Pacta sunt servanda” – mówi stara łacińska maksyma. Umów należy dotrzymywać, rzeczywistość jednak generuje przypadki, kiedy strona nie dochowuje umowy ustnej, co może mieć przykre konsekwencje biznesowe. Dlatego powstała instytucja umowy pisemnej. Jej szczególnym rodzajem jest zaś umowa o poufności.
Jak sama nazwa wskazuje, dotyczy ona danych poufnych, czyli chronionych przez firmę tajemnicą. Zdarza się, że kontrahent wchodzi w ich posiadanie, co może mieć niebagatelne konsekwencje dla funkcjonowania firmy. Można się jednak zabezpieczyć przed niekorzystnymi skutkami ich ujawnienia umową o zachowaniu poufności.
Ten rodzaj umowy pozwala na określenie zakresu ochrony. Regulacje dotyczące tego, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa pochodzą z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Tajemnicą objęte mogą być informacje, które nie zostały ujawnione do wiadomości publicznej, mają charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny, mają charakter informacji posiadających wartość gospodarczą, zostały poddane czynnościom przedsiębiorcy, mającym na celu ich ochronę.
Umowa o zachowaniu poufności może przybierać różne formy – może występować jako odrębna umowa, ale może też być odpowiednim zapisem w umowie innego rodzaju: o dzieło, zlecenie, agencyjnej czy nienazwanej. Warto pamiętać, że tego rodzaju umowa sama w sobie umożliwia dochodzenie roszczeń, nie trzeba powoływać się na czyn nieuczciwej konkurencji.
Przy konstruowaniu postanowień umowy o zachowaniu poufności należy określić zakres i rodzaj informacji objętych ochroną, co skutkuje tym, że strona lub strony umowy (w zależności od tego, czy jedna, czy obie zostały zobowiązane do zachowania tajemnicy) nie mogą określonych informacji udostępniać ani wykorzystywać do własnych celów. Ochroną mogą być objęte wszelkie informacje, które mają lub mogą mieć wartość majątkową, przy czym nie są one ogólnie znane i powszechnie dostępne.
Naruszenie umowy o zachowaniu poufności objęte jest sankcjami, które strony określają w umowie. Istnieje tutaj dowolność pod warunkiem, że nie ma niezgodności z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego. Im bardziej szczegółowo i precyzyjnie zostaną określone warunki ochrony poufnych informacji i sposób zwolnienia strony czy też stron z obowiązku przestrzegania tajemnicy, tym większa szansa uniknięcia potencjalnie kłopotliwych sytuacji w przyszłości.